Udgangspunktet herfor er forskelligt fra PIM-system til PIM-system og der vil også fra proces til proces være en række forudsætninger, som skal opfyldes – eks. integrationer til andre interne og eksterne systemer, afklaring af organisatoriske roller, ansvar og opgaver, aftaler med eksterne parter (eks. leverandører), afklaring af dataejerskab mellem systemer og udnyttelse af eksterne services etc.
Med forudsætningerne på plads vil PIM kunne fungere som et centralt element i en lang række processer og dermed også give en hel anden forretningsmæssig værdi som i en bred anvendelse vil kunne resultere i en særdeles spændende business case. I nedenstående er listet nogle af de typiske processer, som kan drage fordel af PIM.
Produktberigelse
Produktberigelse er naturligvis oplagt, hvor PIM er kernen i processen omkring produktberigelse og hvor udnyttelse af PIM systemets mulighed for at arbejde med roller, flow, opgavefordeling og regler sikrer en sammenhængende proces på tværs af organisationen, differentieret produktdata som stamdata, salg/marketing, specifikationer, medier, forskellige systemer og evt. også igennem produktets livscyklus.
Med den rette implementering, vil PIM ikke blot være et værktøj til datahåndtering, men et værktøj der understøtter processen, skaber sammenhæng og sikrer det flow og den kvalitetssikring på tværs af ressourcer og kompetencer, der typisk tager væsentlig tid uden et PIM system.
Internationalisering
Både i forbindelse med den daglige håndtering af en eksisterende international forretning og i forbindelse med evt. udvidelse til nye lande, vil PIM kunne have en hel central rolle til understøttelse af processer.
Med den rigtige implementering, vil PIM kunne effektivisere og automatisere processer omkring sprogoversættelser og segmentering af produkter til udvalgte lande eller markeder ved blandt andet at benytte integration til oversættelsesbureauer/services (eks. Languagewire og Lionbridge), produktdatabaser og services som eks. icecat eller CNET samt PIM systemets mulighed for at arbejde med roller, flow, opgavefordeling og regler.
Salg/marketing
PIM kan være et centralt element i understøttelsen af både salg og marketing. Sidstnævnte blandt andet i forbindelse med processer knyttet til etablering og præsentation af sortimenter og produktudvalg, sammensætning af produkter (eks. et look eller et miljø) og kampagner samt messer (se nedenstående), hvor PIM kan håndtere bearbejdning og indsamling af materiale og produkter, etablering af sammenhænge mellem produkter samt planlægning.
I forhold til salg, vil PIM kunne understøtte processer i relation til formidling og præsentation af produkter, udarbejdelse af tilbud samt mersalg og krydssalg etc. ved at håndtere etablering af relationer mellem produkter – herunder relaterede/alternative produkter, tilbehør og services, cases, men også mulighed for agilt at pakketere og samle produkter – eks. i forbindelse med kundebesøg eller messer.
Kampagnehåndtering
Planlægning og udarbejdelse af kampagner vil effektivt kunne drage fordel af PIM, der kan understøtte dels planlægning – herunder rolle- og ansvarsfordeling samt tids- og opgavestyring og dels processen med indsamling og klargøring af produktdata samt den tilhørende kvalitetssikring.
Produktlanceringer
Tilsvarende kampagner, vil produktlanceringer kunne udnytte PIM, der kan understøtte dels planlægning og dels indsamling og klargøring af produktdata samt den tilhørende kvalitetssikring.
Derudover vil PIM kunne optimere eller automatisere publicering (evt. af beta- og dellanceringer) på udvalgte kanaler.
Processer i relation til print – herunder etablering af kataloger, datablade og brochurer vil kunne optimeres og evt. automatiseres helt med PIM, der kan håndtere kvalitetssikring, autogenerering, review og tilpasninger.
Vedligehold af online kanaler
Der bruges ofte en del tid i relation til publicering og vedligehold af produkter på forskellige online kanaler (e-commerce, selvbetjening, online katalog, instore). Processen kan her enten optimeres eller automatiseres helt gennem dels PIM systemets kanalhåndtering og tilhørende anvendelse af regler og flowstyring med mulighed for distribution af produkterne til de rigtige steder i den rigtige kontekst dels gennem effektiv håndtering af sortimenter, produktudvalg og segmentering generelt.
Dataleverancer til eksterne parter
Der bliver i stigende grad sendt produktdata til eksterne parter som kunder og forhandlere. Med tilhørende individualisering af indhold og præsentation (evt. som kundespecifikke datablade/brochurer) er opgavemængden ofte meget tids- og ressourcekrævende. Her vil PIM kunne effektivisere og automatisere processerne med håndtering af fordeling/opdeling af data, distribution af data via portaler eller selvbetjeningsløsninger og generering af kundespecifikke præsentationer.
Service og support
PIM kan være et centralt element i understøttelsen af service og support i forbindelse med kunderådgivning, produktsupport og mersalg etc., hvor PIM (evt. i direkte integration til en serviceportal) kan håndtere berigelse af produkter med service og support relateret materiale (eks. brochurer, cases, vejledninger, tekniske datablade) samt etablering af sammenhænge mellem produkter (eks. til rådgivning om tilbehør, alternative produkter, udvidelsesprodukter etc.)
Ovenstående er naturligvis kun et udpluk af de processer, der kan drage fordel af PIM. Det kan derfor kun anbefales at se PIM i procesmæssig sammenhæng og således opnå en bredere og større forretningsmæssig værdi af PIM implementeringen.
