En god gammel talemåde siger ”Mål tre gange, skær én gang”. Det koster lidt ekstra at måle tre gange, men det er intet sammenlignet med omkostningerne ved at skære det forkerte sted.
På samme måde skaber en afklaringsfase klarhed over et PIM-projektet inden implementeringen begynder. Det minimerer risikoen for dyre tilbageløb og uforudsete omkostninger.
I dette indlæg gennemgår jeg en typisk afklaringsfase, som vi ville tilrettelægge den hos Vertica.
Mål, rammer og gensidige forventninger
Første opgave i afklaringsfasen er at få defineret de overordnede mål og rammer for PIM-projektet. Sammen med jer afklarer vi bl.a. jeres forretningsmæssige mål og krav til løsningen.
Vi ser også på risici, forudsætninger og begrænsninger, og vi definerer projektorganisationen og interessenter omkring den: Hvem skal være med på teamet hos os? Hvem skal være med hos jer? Og hvem er det derudover vigtigt, at vi hører og tager hensyn til undervejs?
Vi taler også om, hvordan I som organisation både internt og eksternt kan ruste jer til at håndtere den store forandring, det er at implementere et nyt PIM-system. For mange af jeres medarbejdere vil det nemlig medføre nye arbejdsgange, der skal indlæres, og på samme måde vil mange af jeres eksterne samarbejdspartnere måske opleve, at dataudvekslingen med jer i fremtiden vil foregå på en anden måde, eller i en højere grad end hidtil. Det kræver klog kommunikation og forandringsledelse, som vi allerede fra starten gerne vil rådgive jer i og konkret hjælpe jer med.
Endelig får vi en overordnet tidsplan på plads - i første omgang for afklaringsfasen, og de aktiviteter, workshops og så videre, der vil være en del af den.
Arbejdsgange og processer
De rigtige processer til håndtering, validering og godkendelse af produktdata er mindst lige så vigtige som en god datamodel. Af denne grund har vi betydelig fokus på arbejdsgange og processer i afklaringsfasen. Helt specifikt gennemfører vi disse tre aktiviteter:
- Interviews med et antal nøglepersoner fra relevante afdelinger/regioner/lande
- Kortlægning af nuværende produktdata-arbejdsgange
- Design af nye arbejdsgange baseret på PIM
Resultatet af dette arbejde er et overblik over hvordan jeres arbejdsgange kan effektiviseres og automatiseres ved indførelse af et PIM-system.
Integrationer
Et stand-alone PIM-system vil sjældent skabe forretningsværdi. Værdien og gevinsterne hentes når PIM-systemet integreres med kildesystemer (inbound) og kanaler (outbound).
I afklaringsfasen definerer vi, hvilke integrationer der skal etableres for at understøtte jeres fremtidige arbejdsgange og levere data til jeres kanaler.
På inbound-siden kan det eksempelvis være integrationer til:
- ERP
- PLM
- PDM
- Icecat
- CNET
- oversættelsesbureau
- DAM
På outbound-siden vil det typisk være integrationer til:
- jeres webshop
- jeres intranet
- jeres apps
For hver integration beskriver vi i afklaringsfasen de mest centrale data-attributter samt hvilke sprog og digitale assets (billeder, filer, etc) der skal synkroniseres. Derved får I et godt billede af dataflow i hver enkelt integration.
Datamodel
Når vi har defineret arbejdsgange og integrationer, har vi det nødvendige grundlag til at designe den logiske datamodel. I afklaringsfasen fokuserer vi kun i begrænset omfang på attributter. I stedet bruger vi kræfter på at definere nedenstående for at skabe en fælles forståelse for, hvordan jeres produktdata fremover skal organiseres i PIM:
- Objekttyper
Hvad skal PIM-systemet administrere data for? Det kan være produkter, varianter, dokumenter, leverandører, markeder etc. - Nøglefelter
Hvordan identificeres et objekt på tværs af systemer? - Hierarkier
Kan et objekt defineres med en hierarkisk struktur, så nedarvning af data bliver muligt? - Relationer
Hvordan hører objekter sammen? Det er fx relevant når vi taler opsalg og krydssalg. - Dataejerskaber
I hvilket system skal datafelter vedligeholdes? - Og hvem i organisationen er ansvarlig?
Det rette PIM-system
Valget af den rigtige PIM-platform er afgørende for at I kan realisere den værdi, PIM-systemet skal give jer. I afklaringsfasen summerer vi jeres krav og holder dem op mod tre forskellige PIM platforme. I samarbejde vælger vi den platform, hvor pris og funktionalitet bedst matcher jeres behov.
Hos Vertica er vi specialister i at implementere følgende PIM-platforme, der hver især egner sig til forskellige typer af behov.
- Perfion, der er en 100% standardløsning, der er særligt stærk når det kommer til variantoverblik og komplekse produktdatamodeller.
- inRiver, som især er kendt for at have en intuitiv og brugervenlig brugerflade.
- Stibo STEP, der er en avanceret og skalerbar Master Data Management-løsning, der også inkluderer PIM.
Dyk ned i PIM-systemerne:
Roadmap
Vi anbefaler altid, at et PIM-projekt implementeres i faser. Det giver nemlig bedre effekt at levere kernefunktionalitet hurtigt, og derefter udbygge løsningen løbende, end at implementere alt på én gang og gå efter ”big bang”.
I afklaringsfasen laver vi derfor et PIM-roadmap, der opdeler det samlede implementeringsprojekt i et antal faser, og beskriver hvilke udrulninger, der sker i de enkelte faser.
Det kan for eksempel være, at vi starter med at implementere understøttelse af basal berigelse af produktdata til web. Derefter fokuserer vi måske på automatisering af vareoprettelsesprocesser. Syndikering af data til markedspladser og kunder kan også være en fase, og måske er print også en vigtig kanal for jer? Mulighederne er mange, og det er altid jeres forretningsbehov, der er afgørende for, hvordan jeres roadmap ser ud.
Plan og estimat for fase 1
Sidste skridt i afklaringsfasen er en detaljeret plan med tilhørende estimat for implementering af roadmappets fase 1. Planen består af et antal elementer, der hver er beskrevet med aktiviteter, estimat og ansvarsfordeling. Det er altså tydeligt udspecificeret, hvad I skal levere, og hvad vi sørger for.
Når afklaringsfasen er afsluttet, har I et klart billede af hvordan et PIM-system skal implementeres i jeres organisation, hvilken værdi det vil bringe og hvad det vil koste. Vælger I at gå videre med Vertica som implementeringspartner, er vores konsulenter klar til at hjælpe.
Hvis du vil høre mere om, hvordan I bedst kommer i gang med PIM – eller skridtet videre – så kan du læse mere om PIM. Du er også meget velkommen til at kontakte mig på e-mail cbs@vertica.dk.